Личные дела уволенных сотрудников: срок хранения, порядок формирования, образец оформления, и что с ними бывает после увольнения работника, сколько лет и как беречь?

Личное дело выступает своеобразным досье гражданина, связанным с его трудовой деятельностью в организации. Несмотря на то что обязательный сбор информации о работнике предусмотрен только на государственных предприятиях, частные фирмы также предпочитают фиксировать данные о сотрудниках. После увольнения человека его персональное дело закрывается, но остается в организации на обозначенный законом срок.

Хранятся ли досье на уволившихся работников?

Ведение персональных дел сотрудников обязательно только для некоторых категорий работников, например, госслужащих, что обозначено в гл. 7 ФЗ №79 от 27.07.04. У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.

На практике ведение дел распространено, поскольку значительно упрощает кадровую деятельность, систематизирует документооборот, позволяет эффективнее управлять коллективом.

Персональная папка содержит полную информацию о трудовой деятельности, стаже, образовании, повышении квалификации человека.

Порядок формирования и хранения документации определяется локальными актами организации и законодательством РФ.

В отделе кадров находятся только папки работающих сотрудников. После увольнения человека его дело закрывается, но остается на хранении в организации в специально отведенном месте.

Полностью избавиться от документов допустимо только спустя обозначенный законом срок. В некоторых случаях предусмотрен бессрочный период хранения.

Что делать с бумагами после увольнения?

После расторжения договора с сотрудником его персональное дело подлежит проверке, сверке всей находящейся в нем документации и закрытию. Осуществляется процедура после вступления в силу приказа об увольнении.

Хранят дела бывших сотрудников отдельно от действующих. Все документы должны защищаться от:

доступа к ним третьих лиц;
порчи;
хищения.

Не позже, чем через 3 года (для муниципальных и государственных гражданских служащих — 10 лет) после закрытия дело направляется на хранение в архив. Оставлять его в отделе кадров не допускается.

Если архива нет, используют любое отдельное хранилище, защищенное от проникновения посторонних лиц, а как именно хранить подобные досье, рассказано далее.

Правила их хранения

Весь период работы сотрудника его дело пребывает в кадровой службе. Хранение осуществляют в специально отведенных местах без доступа третьих лиц:

металлических шкафах;
отдельных запирающихся комнатах;
сейфах.

Дела подлежат учету, регистрации в спецжурнале и систематизации по алфавиту, номеру и так далее. За ведение документации отвечает лицо, действующее на основании приказа руководителя организации.

Уполномоченные сотрудники вправе:

обрабатывать и анализировать данные;
привлекать для защиты сведений официальных лиц;
изучать медицинские заключения, внесенные в дело;
требовать извещения лиц об изменениях сведений;
заявлять о необходимости удалить или отредактировать неверную информацию;
обжаловать в суде решение работодателя о распространении личных сведений сотрудника с возмещением ущерба.

Сотрудники организации должны дать письменное согласие на обработку их персональных данных в целях ведения кадрового учета. Без этого контролирующие органы могут решить, что нарушается порядок работы с персональными данными.

Работник имеет право запрашивать копии документации из своего дела, кроме бумаг, обозначенных п.8 ст. 14 ФЗ №152 от 27.07.06. По распоряжению сотрудника информацию разрешено предоставлять сторонним лицам. Также доступ к ним по официальному запросу могут иметь правоохранительные и иные уполномоченные органы.

После увольнения запускается процедура проверки и закрытия документации, отправки ее на хранение. Завершенные дела находятся отдельно от действующих, но по-прежнему соблюдаются защита их конфиденциальности, охрана от хищения и порчи.

Согласно ФЗ № 152 от 27.07.06, работодатель обязан держать в тайне персональные сведения о работнике, что касается и данных личного дела уволенных граждан. За разглашение информации возможно привлечение к административной и уголовной ответственности.

Как правильно оформить: порядок формирования

Формирование персонального дела сотрудника начинается при поступлении его на работу в организацию. После подписания трудового договора на гражданина заводится папка, на титульном листе прописываются:

наименование предприятия;
порядковый номер;
структурное подразделение;
Ф. И. О. работника;
день заведения дела;
дата закрытия документа — на основании приказа об увольнении;
число подшитых листов — целесообразно вписывать на момент сдачи в архив;
период хранения папки.

В течение трудового периода гражданина формируется полный состав дела. Правила его оформления обозначены в приказе Минкультуры РФ № 526 от 31.03.15. Документы в папку подшиваются в хронологическом порядке по мере поступления.

Каждый лист дела нумеруется, 1 том содержит до 250 листов. При превышении обозначенного количества страниц заводится новый том.

Сотрудник кадровой службы имеет журнал учета, в который вносятся данные персональной папки работника (номер, дата заведения и закрытия, заголовок и так далее). У этого документа нет унифицированной формы, он составляется произвольно.

Состав

После заполнения титульного листа к делу прикрепляется документация, связанная с трудовой деятельностью человека. В папке могут содержаться оригиналы и копии бумаг, которые следует систематизировать для удобства поиска.

Информация о работнике группируется в хронологическом порядке, в основной перечень документации входят:

анкета, резюме;
характеристика и рекомендации с прежнего места труда;
заявление о приеме на должность;
копия приказа о принятии на работу;
трудовое соглашение;
медицинские заключения о состоянии здоровья, рекомендации об условиях труда;
справки о судимости, прекращении дела;
копии другой важной документации — об образовании, воинском учете и так далее.

По ходу трудовой деятельности формируется дополнительная группа бумаг, в которую могут входить:

должностные инструкции;
копии документации о семье (о браке, разводе, рождении ребенка);
копии водительских прав, допусков труда на спецтехнике;
документ о несении материальной ответственности;
дополнения к трудовому договору;
результаты медобследований и заключений (например, о развитии профзаболевания, инвалидности);
приказы о повышении, поощрениях, переводах;
квалификационная документация;
соглашение о неразглашении сведений;
докладные, объяснительные.

При увольнении сотрудника в состав папки добавляются соответствующие заявление и приказ.

Дело обязательно содержит лист внутренней описи, в котором указывается факт добавления/изъятия документов. Заполнение бумаги осуществляется в течение всего периода деятельности сотрудника.

В бланке описи представлена информация:

номер дела, Ф. И. О. сотрудника;
порядковый номер документа;
индекс (если используются в организации);
дата документа;
его наименование;
число листов;
примечание.

Личные карточки (форма Т-2) в состав дела не входят, их хранят отдельно. Не рекомендуется без надобности вкладывать копии личных документов работника в личное дело (паспорта, ИНН, СНИЛС и так далее). Их сбор разрешен только после официального согласия сотрудника на обработку персональных сведений.

После увольнения сотрудника такая документация не подлежит хранению, поскольку ФЗ № 152 от 27.07.06 разрешает работодателю оставлять на предприятии личную информацию работников не дольше, чем этого требуют цели обработки. С расторжением договора такая необходимость пропадает.

Как закрыть при увольнении?

Перед отправкой на хранение важно проверить целостность дела, наличие всех представленных во внутренней описи бумаг. При утрате каких-либо документов об этом следует уведомить правообладателя.

Процедура закрытия личного дела осуществляется в нескольких этапов:

сверка всех бумаг;
прошивка дела или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
закрытие и прикрепление внутренней описи;
формирование листа-заверителя (приложение 8 приказа Минкультуры РФ № 526 от 31.03.15);
заполнение титульного листа с обозначением даты закрытия документа и совокупного числа листов (включая заверительный).

Если в будущем вносятся изменения в состав дела, их следует обязательно отмечать в листе-заверителе.

В результате оформленная папка уволенного сотрудника содержит в начале опись, завершается листом-заверителем. Оба документа подписываются составителем. Папка подшивается и пломбируется.

Если у работодателя остались личные документы бывшего сотрудника (удостоверение личности, военный билет, трудовая книжка и так далее), их требуется вложить в отдельный плотный конверт, подшить к делу и пронумеровать бумаги.

Скачать образец личного дела уволенного сотрудника

Сколько лет нельзя уничтожать: точные сроки

Личные дела сотрудников, в том числе уволенных, подлежат длительному хранению. Даже после их закрытия избавляться от документации нельзя. Период хранения персональной папки гражданина строго регламентирован. Архивация дел осуществляется в течение 3 лет после их закрытия, для муниципальных и государственных гражданских служащих этот срок увеличивается до 10 лет.

Сколько лет хранить досье уволившегося работника, регламентируется Федеральным законом РФ. Сроки содержания личного дела в архиве регламентированы ст. 22.1 ФЗ № 125 от 22.10.04.

При расчете периода все папки работников делятся на завершенные делопроизводством до 01.01.03 и закрытые после этой даты. В первом случае срок хранения личного дела насчитывает 75 лет, во втором — 50 лет. При этом в зависимости продолжительности периода от причины увольнения нет.

Например, уничтожить папку сотрудника, чьи документы были закрыты в 2015 году, возможно только по прошествии 50 лет, то есть в 2065 году.

По истечении обозначенного законом периода в отношении дела уволенного работника проводится экспертиза, устанавливающая его ценность. В результате принимается решение — оставить папку или уничтожить.

Личные дела руководителей подлежат бессрочному хранению, их уничтожение недопустимо.

На постоянной основе требуется хранить персональные папки:

главы организации;
представителей руководящих, исполнительных, контрольных структур предприятия;
членов (депутатов) представительных органов различных уровней власти РФ;
работников, имеющих госнаграды, премии, степени, звания и так далее.

Если в дело уволенного сотрудника приобщается новая документация, то период хранения рассчитывается по максимальному сроку (от последней вложенной бумаги). При необходимости до момента уничтожения папка всегда может быть извлечена из архива и представлена бывшему сотруднику (по официальному запросу). Журналы учета личных дел сотрудников хранят не менее 75 лет.

Обязательство вести личные дела сотрудников закреплено только за государственными предприятиями. Коммерческие организации сами принимают решение о необходимости формирования персональной документации. При введении на предприятии личных дел работников важно соблюдать порядок их формирования и заполнения по мере трудовой деятельности человека.

После увольнения папка с персональной информацией о сотруднике не уничтожается. Дело бывшего работника закрывается и направляется в архив на обозначенный законом срок.