Согласно установленному порядку в случае увольнения материально ответственного лица проводится инвентаризация, после которой все активы передаются преемнику. Для выполнения этих операций руководитель компании издает соответствующий приказ. О том, как правильно подготовить данный документ, подробно написано в настоящей статье.
Что это такое?
Любое юридически значимое действие, совершаемое на предприятии, должно оформляться соответствующим приказом руководителя. Не является исключением и передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) новому материально ответственному лицу в связи с увольнением предыдущего.
О том, как правильно оформить приказ руководителя компании о передаче ТМЦ в связи с увольнением лица, несшего за них ответственность, подробно написано ниже.
Как правильно оформить?
Сразу стоит отметить, что сегодня нет каких-либо официально утвержденных правил по составлению такого рода документов. Однако при подготовке приказа должны быть учтены следующие общепризнанные требования:
- подготавливается в письменном виде;
- документ составляется на бумаге формата А4;
- содержание должно чётко, ясно и кратко выражать суть;
- обязательно наличие регистрационных реквизитов (номер и дата);
- должен использоваться исключительно официальный стиль письма;
- готовый документ должен содержать все необходимые подписи.
В целом, типовая форма приказа о передаче активов компании в связи с увольнением и сменой материально ответственного лица, включает в себя следующие стандартные пункты:
- название документа, дату и место составления;
- полное имя работника, дату его увольнения и занимаемую должность;
- Ф. И. О. нового материально ответственного лица, которому должны быть переданы ТМЦ;
- дату осуществления приема-передачи материальных ценностей, которые были вверены увольняющему сотруднику по соответствующему договору (указываются его реквизиты);
- Ф.И. О. лиц, ответственных за передачу и прием активов (обычно назначается увольняющийся работник и его преемник);
- состав комиссии, которая должна будет производить инвентаризацию;
- полное имя должностного лица, на которого возлагается обязанность по контролю за выполнением соответствующего приказа;
- необходимые подписи.
- Скачать бланк приказа о смене материально ответственного лица и передаче материальных ценностей в связи с увольнением
- Скачать образец приказа о смене МОЛ и передаче материальных ценностей в связи с увольнением
Существуют ли единые правила оформления?
Таким образом, в настоящее время нет официально утвержденной формы приказа о передаче ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица. В каждой организации используются собственные образцы таких документов.
Кто подписывает?
Отдельное внимание следует уделить подписям в приказе о передаче материальных ценностей. В первую очередь его должен подписать сам руководитель компании, издавший данный документ. Кроме того, с приказом о переходе ТМЦ обязательно должны ознакомиться под роспись следующие должностные лица:
- увольняющийся сотрудник, который ранее нес материальную ответственность;
- новый работник, на которого возлагается обязанность по обеспечению контроля за активами компании;
- члены, входящие в инвентаризационную комиссию, включая ее председателя;
- лицо, на которое возложена ответственность за выполнение приказа.
Учет и регистрация документа
Как уже было отмечено выше, любой приказ руководителя организации, в том числе и о передаче материальных ценностей в связи с увольнением ответственного лица, должен проходить процедуру регистрации.
Согласно п. 65 ГОСТа Р 51141-98 под регистрацией документа подразумевается запись его учетных данных в установленном порядке, которая в дальнейшем будет фиксировать факт его создания, отправления и получения.
Регистрация приказов на предприятии производится путем внесения соответствующей записи в специальный регистрационный журнал. Как правило, эта запись включает в себя следующие сведения о документе:
- порядковый номер;
- дату создания приказа;
- название, кратко выражающее ее суть;
- количество приложений (если есть);
- Ф. И. О. ответственного лица.
В самом бланке приказа указывается дата и номер его регистрации.
Правила и сроки хранения
В п. 1 ст. 17 ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» написано, что организации обязаны хранить архивные документы, включая бумаги по личному составу, в течение сроков их хранения, прописанных в действующем законодательстве.
В данную категорию также попадают письменные распоряжения руководителя касательно передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица.
Основные правила хранения документации, образующейся в ходе деятельности организации (в том числе и приказы), прописаны в разделе II приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 года № 526. Итак, должны быть соблюдены следующие требования:
- документы, имеющие ограниченный срок (до 10 лет), должны храниться в структурных подразделениях организации (обычно это канцелярия), а по истечении данного периода они подлежат уничтожению;
- бумаги, находящиеся на хранении, должны систематизироваться по ряду признаков (хронологии, тематике, структурному подразделению и т. д.);
- документы должны быть помещены в специально оборудованное помещение, предназначенное для размещения архивных бумаг;
- должны быть обеспечены нормативные условия хранения приказов и прочих локальных актов, а также выполнены требования по их размещению;
- обязательно периодическое проведение проверки сохранности архивных документов.
Процесс взыскания недостачи имущества
В случае, если по результатам инвентаризации обнаружится, что каких-то материальных ценностей не хватает, недостачу могут взыскать с лица, ответственного за их сохранность. В целом, данная процедура производится в следующем порядке:
- В первую очередь издается приказ о проведении инвентаризации по конкретному участку. При этом обязательно формируется проверяющая комиссия.
- Затем реализуется сама процедура инвентаризации, в которой также принимает участие и материально ответственное лицо.
- В случае выявления расхождений с соответствующего сотрудника берутся письменные объяснения о причинах возникшей недостачи. Если он отказывается это делать, то подготавливается соответствующий акт.
- По факту отсутствия необходимого объёма ТМЦ проводится внутреннее расследование. Для этого создается специальная комиссия. В ходе данной процедуры устанавливаются виновные лица, неправомерные действия которых привели к возникновению недостачи.
- Завершающим этапом является издание официального распоряжения руководителя о взыскании ущерба, возникшего по вине материально ответственного лица. Это должно быть сделано в течение месяца, прошедшего с момента определения полного размере причиненного ущерба.
Виновник должен быть ознакомлен с распоряжением под роспись. Установленная сумма может быть удержана из заработной платы работника (если она не превышает средний месячный заработок) или же выплачена им отдельно.
Таким образом, факт передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица, должен производиться на основании приказа руководителя организации. Единого образца такого документа нет. Его типовую форму каждый хозяйствующий субъект разрабатывает самостоятельно.