Приказ о передаче материальных ценностей в связи с увольнением: образец, правила оформления, взыскание недостачи имущества с МОЛ при смене ответственного лица

Согласно установленному порядку в случае увольнения материально ответственного лица проводится инвентаризация, после которой все активы передаются преемнику. Для выполнения этих операций руководитель компании издает соответствующий приказ. О том, как правильно подготовить данный документ, подробно написано в настоящей статье.

Что это такое?

Любое юридически значимое действие, совершаемое на предприятии, должно оформляться соответствующим приказом руководителя. Не является исключением и передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) новому материально ответственному лицу в связи с увольнением предыдущего.

О необходимости проведения инвентаризации активов в связи с уходом работника, который отвечал за них, говорится в ч. 3 п. 27 Приказа МФ РФ от 29.07.1998 года № 34н.

О том, как правильно оформить приказ руководителя компании о передаче ТМЦ в связи с увольнением лица, несшего за них ответственность, подробно написано ниже.

Как правильно оформить?

Сразу стоит отметить, что сегодня нет каких-либо официально утвержденных правил по составлению такого рода документов. Однако при подготовке приказа должны быть учтены следующие общепризнанные требования:

подготавливается в письменном виде;
документ составляется на бумаге формата А4;
содержание должно чётко, ясно и кратко выражать суть;
обязательно наличие регистрационных реквизитов (номер и дата);
должен использоваться исключительно официальный стиль письма;
готовый документ должен содержать все необходимые подписи.

В целом, типовая форма приказа о передаче активов компании в связи с увольнением и сменой материально ответственного лица, включает в себя следующие стандартные пункты:

название документа, дату и место составления;
полное имя работника, дату его увольнения и занимаемую должность;
Ф. И. О. нового материально ответственного лица, которому должны быть переданы ТМЦ;
дату осуществления приема-передачи материальных ценностей, которые были вверены увольняющему сотруднику по соответствующему договору (указываются его реквизиты);
Ф.И. О. лиц, ответственных за передачу и прием активов (обычно назначается увольняющийся работник и его преемник);
состав комиссии, которая должна будет производить инвентаризацию;
полное имя должностного лица, на которого возлагается обязанность по контролю за выполнением соответствующего приказа;
необходимые подписи.

Существуют ли единые правила оформления?

Следует обозначить, что формы внутренней распорядительной документации хозяйствующих субъектов никак не регламентируются на законодательном уровне. Это означает, что организации самостоятельно разрабатывают и утверждают типовые бланки тех или иных документов.

Таким образом, в настоящее время нет официально утвержденной формы приказа о передаче ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица. В каждой организации используются собственные образцы таких документов.

Кто подписывает?

Отдельное внимание следует уделить подписям в приказе о передаче материальных ценностей. В первую очередь его должен подписать сам руководитель компании, издавший данный документ. Кроме того, с приказом о переходе ТМЦ обязательно должны ознакомиться под роспись следующие должностные лица:

увольняющийся сотрудник, который ранее нес материальную ответственность;
новый работник, на которого возлагается обязанность по обеспечению контроля за активами компании;
члены, входящие в инвентаризационную комиссию, включая ее председателя;
лицо, на которое возложена ответственность за выполнение приказа.

В отношении каждого лица, упомянутого в приказе, должна быть указана занимаемая должность, полное имя (Ф. И. О.), а напротив проставлена личная подпись.

Учет и регистрация документа

Как уже было отмечено выше, любой приказ руководителя организации, в том числе и о передаче материальных ценностей в связи с увольнением ответственного лица, должен проходить процедуру регистрации.

Согласно п. 65 ГОСТа Р 51141-98 под регистрацией документа подразумевается запись его учетных данных в установленном порядке, которая в дальнейшем будет фиксировать факт его создания, отправления и получения.

Регистрация приказов на предприятии производится путем внесения соответствующей записи в специальный регистрационный журнал. Как правило, эта запись включает в себя следующие сведения о документе:

порядковый номер;
дату создания приказа;
название, кратко выражающее ее суть;
количество приложений (если есть);
Ф. И. О. ответственного лица.

В самом бланке приказа указывается дата и номер его регистрации.

Правила и сроки хранения

В п. 1 ст. 17 ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» написано, что организации обязаны хранить архивные документы, включая бумаги по личному составу, в течение сроков их хранения, прописанных в действующем законодательстве.

В соответствии с пп. в п. 19 раздела 1.1 приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558 приказы, касающиеся административно-хозяйственной деятельности организации, должны храниться в течение 5 лет.

В данную категорию также попадают письменные распоряжения руководителя касательно передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица.

Основные правила хранения документации, образующейся в ходе деятельности организации (в том числе и приказы), прописаны в разделе II приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 года № 526. Итак, должны быть соблюдены следующие требования:

документы, имеющие ограниченный срок (до 10 лет), должны храниться в структурных подразделениях организации (обычно это канцелярия), а по истечении данного периода они подлежат уничтожению;
бумаги, находящиеся на хранении, должны систематизироваться по ряду признаков (хронологии, тематике, структурному подразделению и т. д.);
документы должны быть помещены в специально оборудованное помещение, предназначенное для размещения архивных бумаг;
должны быть обеспечены нормативные условия хранения приказов и прочих локальных актов, а также выполнены требования по их размещению;
обязательно периодическое проведение проверки сохранности архивных документов.

Процесс взыскания недостачи имущества

В случае, если по результатам инвентаризации обнаружится, что каких-то материальных ценностей не хватает, недостачу могут взыскать с лица, ответственного за их сохранность. В целом, данная процедура производится в следующем порядке:

В первую очередь издается приказ о проведении инвентаризации по конкретному участку. При этом обязательно формируется проверяющая комиссия.
Затем реализуется сама процедура инвентаризации, в которой также принимает участие и материально ответственное лицо.
В случае выявления расхождений с соответствующего сотрудника берутся письменные объяснения о причинах возникшей недостачи. Если он отказывается это делать, то подготавливается соответствующий акт.
По факту отсутствия необходимого объёма ТМЦ проводится внутреннее расследование. Для этого создается специальная комиссия. В ходе данной процедуры устанавливаются виновные лица, неправомерные действия которых привели к возникновению недостачи.
Завершающим этапом является издание официального распоряжения руководителя о взыскании ущерба, возникшего по вине материально ответственного лица. Это должно быть сделано в течение месяца, прошедшего с момента определения полного размере причиненного ущерба.

Виновник должен быть ознакомлен с распоряжением под роспись. Установленная сумма может быть удержана из заработной платы работника (если она не превышает средний месячный заработок) или же выплачена им отдельно.

При реализации процедуры взыскания недостачи, работодателю следует помнить о правилах, прописанных в ст. 248 ТК РФ. В противном случае работник сможет обжаловать это решение в судебном порядке.

Таким образом, факт передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица, должен производиться на основании приказа руководителя организации. Единого образца такого документа нет. Его типовую форму каждый хозяйствующий субъект разрабатывает самостоятельно.