Процедура документирования увольнения сотрудника. Какие бумаги подписывает работник?

Увольнение — это прекращение трудовых отношений между работником и работодателем. Расторжение трудового договора возможно по инициативе одной из сторон либо по их соглашению. Процедура увольнения регламентирована Трудовым Кодексом РФ, Законом «О занятости населения РФ», актами, отражающими различные аспекты прекращения трудовых отношений.

Документирование при расторжении договора с сотрудником: порядок процедуры

Процедура увольнения требует соблюдения всех требований во избежание взаимных претензий и проблем между нанимателем и работником. Законодательство устанавливает следующий алгоритм действий при расторжении договора:

1. Работник пишет заявление с указанием причины и даты прекращения трудовых отношений.
2. Работодатель принимает заявление и издает приказ об увольнении, который подписывает сотрудник.
3. Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск.
4. Делается расчет за отработанные дни.
5. Начисляются НДФЛ и страховые взносы с положенных работнику выплат.
6. Вносится запись об освобождении от должности в личную карточку увольняемого.
7. Производится окончательный расчет.
8. Делается запись в трудовой книжке.
9. В день увольнения работнику выдаются трудовая книжка, справка о зарплате за два года, справка-расчет о прекращении трудовых отношений, приказ об увольнении (посмотреть полный список справок при увольнении с работы можно здесь).
10. По требованию сотрудника предоставляются заверенные копии других документов — приказ о приеме на работу, сведения об отпусках и т. д. (какие выдают документы выдают при увольнении?).

При увольнении сотрудника по инициативе работодателя сразу издается приказ об увольнении, в котором должны быть указаны причина увольнения и соответствующий пункт ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При увольнении по соглашению сторон работодатель и работник подписывают соответствующее соглашение, в нем определяется дата увольнения и ставится ссылка на ст. 78 ТК РФ.

Заявление

Работник предупреждает работодателя об уходе письменно. Заявление составляется в произвольной форме, с указанием:

• должности и ФИО руководителя;
• даты последнего дня работы;
• причины увольнения;
• даты написания;
• подписи сотрудника.

Заявление может быть передано лично руководителю или отправлено по почте. Работодатель обязан принять документ, подписать его и зарегистрировать в отделе кадров.

• Скачать бланк заявления на увольнение
• Скачать образец заявления на увольнение

Сроки предупреждения

Срок предупреждения по общему правилу равен двум неделям. Он может быть изменен в следующих случаях:

• При увольнении по собственному желанию в период испытательного срока — до трех календарных дней (часть 4 ст. 71 ТК РФ).
• При расторжении трудового договора с руководителем — до одного месяца (ст. 280 ТК РФ).
• При увольнении тренера, спортсмена, с которыми заключен контракт на срок свыше четырех месяцев, — до одного месяца (часть 1 ст. 348.12 ТК РФ).
• Увеличение срока до одного месяца может быть предусмотрено в трудовом договоре.

Срок предупреждения отсчитывается от даты получения заявления руководителем, а не от даты написания. Поэтому, при отправке документа через почту, следует добавить время доставки письма.

ТК РФ не обязывает сотрудника работать до даты ухода, работник может находиться на больничном, в отпуске. Прекращение трудовых отношений возможно без отработки и до истечения двухнедельного срока:

• Взаимная договоренность сторон.
• Выход работника на пенсию.
• Нахождение увольняемого в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет.
• Несоблюдение работодателем условий договора. Нарушения должны быть официально зафиксированы органами охраны труда или судом.

Приказ

Кратко ознакомимся с правилами составления приказа о расторжении трудового договора. После регистрации заявления отделом кадров составляется приказ об увольнении. Унифицированная форма № Т-8 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1. Работодатель может разработать собственную форму приказа или использовать стандартную. Приказ передается работнику для ознакомления под поспись.

• Скачать бланк приказа об увольнении по форме Т-8
• Скачать образец приказа об увольнении по форме Т-8

Справка о доходах за два календарных года

На основании приказа об увольнении бухгалтерия начинает высчитывать расчетные выплаты и готовить необходимые документы. Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н утверждена форма справки о доходах, которую выдают при увольнении сотрудника. Справка 182н дает сведения о доходах сотрудника за последние два года работы, или меньше, если он проработал не полный период.

Унифицированный бланк состоит из нескольких разделов:

1. Сведения об организации.
2. Информация об увольняемом работнике.
3. Данные о доходах за последние два года, с которых шли страховые отчисления.
4. Указаны периоды, за которые вычеты в фонды не проводились.

• Скачать бланк справки по форме 182-н
• Скачать образец справки по форме 182-н

Документ может быть составлен на компьютере, заполнен от руки на фирменном бланке или листе формата А4. Подписывают справку главный бухгалтер и главный руководитель организации. Документ делается в одном экземпляре, отдается сотруднику в день освобождения от должности с остальным пакетом документов.

Бумага о выплатах в ПФР

При освобождении от должности работодатель обязан предоставить сотруднику выписку из сведений персонифицированного учета, заполненных по формам:

• СЗВ-М, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда от 01 декабря 2016 года № 83п.
• СЗВ-СТАЖ, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 №507п.

Информация о доходах и удержанных страховых взносах вносится на основании данных бухгалтерии. Сведения о периоде работы заполняются по документам, предоставленным отделом кадров. В СЗВ-М указываются данные за отчетный месяц, в СЗВ-СТАЖ — сведения за отчетный и текущий год. Справки выдаются работнику в день освобождения от должности.

• Скачать бланк справки по форме СЗВ-М
• Скачать образец справки по форме СЗВ-М
• Скачать бланк справки по форме СЗВ-СТАЖ
• Скачать образец справки по форме СЗВ-СТАЖ

Внесение сведений о расторжении договора в личную карточку

Личная карточка заводится отделом кадров на каждого оформленного на работу сотрудника. В ней находится полная информация о работнике, дублируются все записи из трудовой книжки. Сведения о расторжении трудового договора вносятся в последний день работы сотрудника, после заполнения трудовой книжки.

Он должен лично расписаться в карточке и подтвердить верность внесенных в нее сведений. Личная карточка не выдается на руки работнику, она хранится в организации 75 лет.

• Скачать типовой бланк личной карточки сотрудника
• Скачать образец личной карточки сотрудника

Записка-расчет

Документ составляется по форме Т-61, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Работодатель может составить собственную форму документа, использовать стандартную необязательно. Записка-расчет заполняется специалистами отдела кадров и бухгалтерии. Справка состоит из нескольких разделов:

1. Информация о работнике:
   • Данные об организации.
   • Данные сотрудника.
   • Основание и дата прекращения трудового договора.
   • Данные о количестве дней неиспользованного отпуска или о предоставлении отпуска «авансом», и количествe недостающих дней. Во втором случае выплаченная авансом сумма будет вычтена из расчета.
   • Дата заполнения и подпись специалиста отдела кадров.
2. Расчет размера компенсации по неиспользованным дням отпуска. Информацию в раздел вносит специалист бухгалтерии.
3. Расчет причитающихся работнику выплат. Содержит данные:
   • размер начисленной зарплаты;
   • размер отпускных;
   • иные начисления;
   • размер подоходного налога с итоговой суммы начислений;
   • прочие виды удержаний;
   • долг организации перед работником;
   • задолженность сотрудника перед предприятием;
   • итоговый размер суммы, причитающейся работнику;
   • дата заполнения и подпись сотрудника бухгалтерии.

• Скачать бланк записки-расчета по форме Т-61
• Скачать образец записки-расчета по форме Т-61

Каким образом оформить расчет?

Окончательный расчет с увольняемым работником проводится в последний день работы сотрудника. Если зарплата в организации выплачивается наличными, а уволенный не смог подойти за деньгами, то выплата должна быть произведена не позднее дня, следующего за днем обращения работника за расчетом. При нарушении сроков работодателем сотруднику выплачивается компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченных сумм (ст. 236 ТК РФ).

С 17 июня 2019 г. ключевая ставка определена в размере 7,5%. Расчет идет за каждый день задержки, по день фактической выплаты средств включительно. Например, за задержку 12 000 руб. зарплаты с 1 по 12 июля работник получит компенсацию в размере 66 рублей (12 000 руб. х 7.5% х 1/150 х 11 дн.).

Как правильно должна оформляться трудовая книжка?

Запись в трудовую книжку делают на основании приказа об увольнении. Порядок оформления трудовой регламентируется Постановлением Минтруда от 10.10 2003 №69. Вносятся следующие данные:

• номер записи;
• дата освобождения от должности;
• отметка о расторжении трудового договора;
• основание расторжения трудовых отношений, прописывается нужная статья ТК РФ;
• реквизиты приказа об увольнении;
• удостоверяющие подписи: увольняемого и работодателя или его представителя.

Скачать образец записи в трудовой книжке об увольнении

После оформления трудовая книжка отдается сотруднику, он расписывается в журнале отдела кадров в ее получении.

Узнать о том, что такое копия трудовой книжки и когда она нужна уволенному работнику, можно здесь.

Подготовка и выдача уволенному человеку по его просьбе заверенных копий других документов

При расторжении договора работник может потребовать предоставления дополнительных справок и документов. Они выдаются на основании заявления сотрудника, не позднее чем через три календарных дня после обращения. К таким документам относятся:

• Справка 2НДФЛ за текущий год, оптимально взять несколько заверенных копий. Заполняется по форме, установленной Приказом ФНС от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.
• Справка о среднем заработке для получения пособия по безработице.
• Копия формы СПВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п, и содержащей данные о застрахованном стаже для установления пенсии.
• Копии приказов о приеме на работу, переводе, несчастном случае на производстве, иных документов, касающихся деятельности сотрудника.

Что должно подписывать увольняемое лицо?

Рассмотрим, какие кадровые документы нужно подписывать человеку, который увольняется. При увольнении сотрудник обязан подписать ряд документов:

1. Заявление об увольнении (при увольнении по собственной инициативе). Оно пишется в произвольной форме, с указанием следующих данных:
   • Обязательно должны указываться наименование организации и ФИО ее руководителя или лица, уполномоченного принимать решения по расторжению трудовых отношений.
   • Четкая формулировка прекращения трудовых отношений, не оставляющая места для двоякого толкования. Это важно для организации, чтобы потом не было проблем, и увольнение не было признано неправомочным.
   • Указана точная дата последнего дня работы (без предлога «с»).
   • Дата написания.
   • Подпись работника, написавшего заявление. Без нее документ не имеет юридической силы.

   Работник может добавить другие сведения, например, попросить сперва предоставить положенный ему отпуск или подробно указать причины оставления работы. Если есть намеки на вынужденный характер принятого решения, то при обжаловании увольнения в суде работодатель проиграет процесс. Поэтому важно, чтобы формулировка была корректной и четкой.

2. Приказ об увольнении, который передается сотруднику для ознакомления под подпись. В случае невозможности оповещения работника в приказе делается пометка.
   Документ составляется строго по заявлению, особое внимание уделяется указанию даты увольнения. Если сотрудник написал «с 10 мая», значит уволить его нужно 9 мая, если указано просто число, то именно его ставим в приказе.
3. Личную карточку — в день увольнения. В ней делается запись в специальном разделе, которая содержит:
   • основания расторжения трудового договора, с соответствующими ссылками на ТК РФ;
   • дату увольнения;
   • реквизиты приказа об увольнении.

   Запись заверяет специалист, внесший информацию, указывая свою должность и ставя подпись с расшифровкой. Работник свой посписью подтверждает все сведения, указанные в документе.

4. Трудовую книжку. Работник расписывается в документе, подтверждая указанные в нем сведения, затем пишет расписку о его получении. Все формулировки должны быть внесены в трудовую книжку согласно законодательству, с указанием статьи ТК РФ.
5. Дополнительно увольняемый расписывается в получении других справок, если это принято делопроизводством организации. Эти меры нужны для защиты нанимателя, так как он несет административную и материальную ответственность за невыдачу обязательных документов при расторжении трудовых отношений. Расписка сотрудника о получении подтвердит, что документы выдавались.

Сроки выдачи, порядок оформления документов, сроки выплат уволенному сотруднику должны соответствовать требованиям нормативных актов. Законодательство защищает обе стороны трудовых отношений, поэтому важно соблюдать все положения ТК РФ.