Справки при увольнении с работы: образцы, оформление бумаг сотруднику, даже если он оставил место по собственному желанию, включая документ о том, что получал доход

Если сотрудник работал официально, то при увольнении по собственному желанию или в ином случае вместе с трудовой книжкой ему нужно забрать от работодателя ещё несколько важных документов.

Уволившемуся они понадобятся для новой работы, кредитов, налоговых вычетов и пенсии, а работодатель, выдав все необходимые справки, обезопасит себя от административной ответственности.

В статье расскажем, какие документы обязаны выдать при увольнении.

Документы уволенному лицу с места трудоустройства

Пока сотрудник работает, с его доходов удерживали налог и платили страховые взносы. После увольнения сотруднику потребуется подтвердить свой доход для службы занятости, кредитов, новой работы и вычетов, а информация о взносах пригодится для пенсии.

Согласно статье 84.1 ТК РФ и п. 3 ст. 230 НК РФ сотрудник получает при увольнении:

справки: 2-НДФЛ, о зарплате за два года и о среднем заработке за три месяца;
выписки: из расчета по страховым взносам, из формы СЗВ-М за месяц и СЗВ-СТАЖ за год увольнения.

Работодатель должен выдать все нужные документы в день увольнения или в течение трёх дней с момента написания заявления на выдачу документа (ст. 62 ТК РФ). Если он не уложится в этот срок, бывший сотрудник имеет право жаловаться в трудинспекцию или в суд.

Бумаги, которые выдаются сотруднику

Все справки различают по форме, но каждую работодатель должен заполнить предельно внимательно и без ошибок.

О налогах 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ подтверждает официальные доходы и удержанный налог. Работодатель отправляет такую справку на каждого работника. В налоговой видят, где работает человек, сколько получает в год и сколько платит НДФЛ.

Такая справка может пригодиться сотруднику для подтверждения официального дохода в банке, чтобы выдали кредит и для оформления налогового вычета при покупке жилья.

Полное название справки 2-НДФЛ — «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Вид документа закреплен в Приказе ФНС РФ № ММВ-7-11/566. По своей структуре он схож с налоговыми декларациями:

Информация о работнике.
Сумма налога по итогам отчётного периода.
Информация о вычетах: стандартном, социальном, имущественном.
Информация о доходах и вычетах по месяцам отчётного периода.

Справку 2‑НДФЛ заполняет бухгалтер организации, основываясь на данных налоговой отчетности. Документ получают по заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ) в последний рабочий день.

О зарплате 182Н

В документе указывают доход за два года перед годом увольнения и за год увольнения.

Сотруднику такая справка пригодится для оформления соцвыплат : по документу смогут рассчитать пособие по временной нетрудоспособности, а также детские выплаты по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Средства на них идут из Фонда социального страхования. Вид справки утвержден приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 г. №182н.

В первом и втором разделах указывают информацию о сотруднике и работодателе, вносят суммы заработка и других выплат, с которых вносили страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В четвёртом разделе указывают сколько дней сотрудник был временно нетрудоспособен или в декрете.

Справку обязаны выдать без заявления работника в день его увольнения согласно ст. 4.1 № 255-ФЗ.

Для получения пособия по безработице

В справке указывается средний заработок сотрудника за последние три месяца. Этот документ поможет уволившемуся встать на учет в центре занятости и получать пособие — размер выплаты будет зависеть от средней зарплаты.

Стандартной формы этой справки нет, но в письме Минтруда РФ № 16-5/В-421 указана рекомендательная форма для неё.

В документе содержатся подтверждающие сведения о том что сотрудник, который уволен, работал и информация о средней зарплате за последние три месяца. Также указано количество отработанных недель за год перед увольнением и число отпусков, больничных и других отгулов.

В конце справки пишут, на основании каких лицевых счетов и платежных документов её выдали. Чтобы уволенному сотруднику получить документ о том, что он работал в данной организации, ему нужно написать заявление (ст. 3 Закона № 1032-1, ст. 62 ТК РФ).

О страховом стаже СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ — это ежегодный отчёт о стаже всех работников. В нём указаны сведения о суммах страховых взносов, которые работодатель отправляет в Пенсионный фонд.

При увольнении работника из отчёта даётся выписка только на него.

Выписка понадобится бывшему работнику для оформления пенсии. Вид справки утвержден постановлением Правления ПФ РФ № 507п. В выписке указывают:

Сведения о страхователе, регистрационный номер в Пенсионном фонде, назначение пенсии, ИНН.
Отчётный период.
Сведения о периодах работы сотрудника, ФИО, СНИЛС, исчисление страхового стажа, сведения об увольнении.
Информация о страховых взносах в ПФР.
Информация о пенсионных взносах в негосударственные пенсионный фонд.

Сотрудник получает документ в день увольнения (ст. 11 № 27-ФЗ, п. 4).

РСВ

Расчёт страховых взносов (РСВ) — это объёмный отчётный документ, в котором указывается информация о страховых взносах на работников.

При увольнении работника потребуется выписка из третьего раздела РСВ, туда вносят сведения о конкретном сотруднике за отчетный период, в котором он уволился. Вид расчета по страховым взносам закреплен приказом ФНС РФ № ММВ-7-11/551.

В выписке содержатся следующие сведения:

расчетный период;
данные работника: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, гражданство, пол;
серия и номер паспорта;
сведения о медицинской и социальной страховке уволенного;
информация о сумме выплат помимо зарплаты и страховых взносов на них;
информация о выплатах, на которые страховые взносы рассчитывались по дополнительному тарифу.

Работник должен получить выписку о себе в день увольнения (ст. 11 № 27-ФЗ, п. 4).

СЗВ-М за последний месяц

Справка о страховых взносах СЗВ-М — форма отчётности работодателя для Пенсионного фонда. Эта справка понадобится работнику при выходе на пенсию (ст. 11, 15 Закона № 27-ФЗ).

Вид документа закреплен в постановлении Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83 п. В выписку вносят реквизиты работодателя, отчетный период — текущий год и данные сотрудника: СНИЛС и ИНН. Сведения о заработке и взносах в выписке не указываются. Сотрудник получает документ в день увольнения (ст. 11 № 27-ФЗ, п. 4).

Какие еще документы можно запросить?

Сотрудник может запросить при увольнении дополнительные бумаги, в частности, копии приказов об увольнении, о приёме на работу или о переводе на другую работу. Для их получения работнику нужно написать заявление.

Работодатель обязан предоставить все необходимые бумаги в последний рабочий день сотрудника (какие документы выдают при увольнении?).

Увольнительная процедура не менее важна, чем прием сотрудника на работу. Читайте наши статьи о нюансах оформления и выдачи расчетного и обходного листа, рекомендательного письма, а также узнаете, для чего необходим дубликат трудовой книжки.

Какие еще бумаги должны быть оформлены?

Сотрудник при увольнении может получить копии, выписки или оригиналы документов.

Копии приказов:

Должны быть заверены надлежащим образом: печатью и подписью руководителя или уполномоченного лица. Также на копии обязательно указывают, когда был выдан документ, и делают отметку, что подлинник хранится у работодателя.
Выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, из раздела 3 РСВ:

Выписки выдаются под роспись. В организации заводят отдельный учетный журнал или оформляют документ в двух экземплярах: один получает сотрудник, второй, заверенный его подписью и датой, оставляет у себя работодатель (какие бумаги должен подписать работник при увольнении?). Еще один вариант — с работников берут расписку о получении копий отчетности.
Справки о среднем заработке за три месяца, о зарплате 182Н, 2-НДФЛ:

Справки-оригиналы выдают на бланке организации с подписью руководителя и печатью.

Работодателя, который не выдаёт сотруднику нужные справки и документы в день увольнения, могут оштрафовать.

Взыскание для руководителя составляет от 1000 до 5000 рублей, для компании — от 30 000 до 50 000 рублей. Если случай с невыдачей справок повторится, штраф увеличат, а руководителю будет грозить дисквалификация (ст. 5.27 КоАП РФ, ч. 1 и 2).